O que é ser um auxiliar administrativo?
O auxiliar, ou assistente, administrativo é o profissional que trabalha na área administrativa de uma empresa de qualquer tipo, auxiliando o administrador em suas atividades rotineiras e no controle e gestão financeira. Esse profissional coordena atividades administrativas, financeiras e de logística da unidade, organiza os arquivos, controla os recebimentos e remessas de correspondências e documentos, redige cartas, gerencia informações, cuida as contas à pagar, entre outras atribuições. Esse profissional realiza atividades com certa autonomia, mas sempre sob supervisão.
Quais as características desejáveis para ser um auxiliar administrativo?
atenção a detalhes
capacidade de concentração
capacidade de lidar com o público
capacidade de organização
metodologia
dinamismo
determinação
conhecimento de assuntos gerais
saber trabalhar sob pressão
saber administrar bem o tempo
saber lidar com números
boa comunicação
boa memória
bom humor
paciência
confiabilidade
responsabilidade
pró-atividade
Qual a formação necessária para ser um auxiliar administrativo?
Por ser uma profissão de apoio e assistência, não há uma formação necessária, porém, a maioria das empresas exige que o profissional tenha, no mínimo, ensino médio completo. Também para um estudante de administração, é muito interessante atuar como auxiliar administrativo, pois ele aprende na prática conceitos teóricos passados na faculdade, além de estar sendo supervisionado por um profissional da área que pode ajudar e tirar dúvidas conceituais sempre que necessário. É exigido, geralmente, que o profissional tenha boa comunicação, conhecimentos do idioma inglês e de informática, além da constante atualização por meio de cursos e palestras da área.
Principais atividades
As funções do auxiliar administrativo são muito parecidas com as de uma secretária e, em muitas empresas, as atribuições são as mesmas.
receber e remessar correspondências e documentos
controlar as contas à pagar
controlar os recebimentos da empresa
emitir notas fiscais
preparar e encaminhar documentos
tirar cópias
coordenar trabalho de logística da empresa
enviar documentos para o departamento contábil e fiscal
atender telefonemas e esclarecer dúvidas sobre o financeiro
elaborar e apresentar relatório financeiro
coordenar o departamento de compras
manter organizados arquivos e cadastros
muitas vezes, controlar o departamento de recursos humanos
Mercado de trabalho
O mercado de trabalho nessa área é amplo, visto que muitas novas empresas abrem todos os anos, além de que a maioria das empresas deve ter um setor que cuida do financeiro e administrativo. Para se destacar no mercado de trabalho, a pró-atividade é um ponto muito importante, além da vontade de se desenvolver e se atualizar.
Curiosidades
Nas antigas civilizações egípcias e mesopotâmicas, por volta dos séculos IV e V, tem-se registro da profissão de escriba. Eram homens de confiança do rei ou imperador e possuíam o maior domínio da escrita do reino. Eles redigiam ordens e cartas, classificavam arquivos e se encarregavam de sua execução. Esses escribas eram os antigos secretários do reino.
O inventor da máquina de escrever, Christopher Sholes permitiu que sua filha, Lílian Sholes, testasse seu invento publicamente, e ela se tornou a primeira mulher a ultrapassar tal barreira. No centenário do nascimento de Lílian, no dia 30 de setembro, as fábricas de máquinas de escrever lançaram um concurso para selecionar a melhor datilógrafa. Com o passar dos anos, esse dia foi dedicado a todas as mulheres que assumiram a função de secretária.
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